GIA ĐÌNH BẢO TRỢ

CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRỞ THÀNH GIA ĐÌNH BẢO TRỢ CỦA YFU

Chúng tôi rất hoan nghênh tất cả các gia đình có thành ý muốn trở thành Gia đình Bảo trợ (GĐBT/ host family) của chúng tôi. Bất kể quý vị trẻ hay có tuổi, đã kết hôn hoặc độc thân, đã có con hoặc chưa. Chúng tôi không xem trọng vấn đề chính trị hoặc tôn giáo. Tất cả quý vị nếu đã có thiện chí mở rộng cửa đón chào HSSV quốc tế và sẵn lòng hỗ trợ cho các em trong suốt quá trình các em học tại nước nhà. Lối sống và văn hóa của quý vị sẽ rất bổ ích cho tương lai của các em khi quý vị sẵn lòng chia sẻ, trao đổi với các em. Để trở thành GĐBT, cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện cơ bản sau đây:

1. Điều kiện ăn – ở:

Phòng riêng cho HSSV: có cửa khóa, cửa sổ, lối thoát hiểm, góc học tập, tủ đựng đồ cá nhân.

Nếu không có phòng riêng thì phải cho HSSV ở chung phòng với một bạn cùng giới tính có tuổi từ 10 đến 22. Các trường hợp khác đều phải có sự đồng ý từ phía YFU, HSSV và cha mẹ ruột của HSSV.

Cung cấp 3 bữa ăn đầy đủ dinh dưỡng mỗi ngày (cho các ngày cuối tuần) và 2 bữa cho ngày đến trường. Nếu không tự nấu thì phải mua thức ăn ngoài hoặc đưa HSSV đi ăn cùng.

2. Điều kiện đi lại:

Đảm bảo phương tiện đi lại cho HSSV đi học từ nhà đến trường (tự đưa rước, hoặc thuê dịch vụ, hoặc hướng dẫn phương tiện giao thông công cộng)

Đảm bảo phương tiện đi lại thuận lợi cho HSSV tham gia các chương trình ngoại khóa của nhà trường hoặc đi chơi buổi tối, nếu có.

3. Điều kiện liên lạc:

Đảm bảo tạo điều kiện cho HSSV liên lạc qua điện thoại (cố định và di động), mạng internet cho các mục đích: liên lạc với người thân, bạn bè, đại diện YFU, các dịch vụ khẩn cấp

Đảm bảo đáp ứng được sự liên lạc giữa 3 bên: YFU, host family và HSSV

Ngoài ra, quý vị còn phải ký vào biên bản thỏa thuận với YFU với các điều kiện chi tiết khác.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH CỦA HOST FAMILY (HF)

1. Tiếp đón HSSV và coi HSSV đó như con trong nhà mình:

Chuẩn bị giường riêng

Có góc học tập riêng

Cung cấp 3 bữa ăn đầy đủ dinh dưỡng cho 1 ngày

Không gian thân thiện

Đưa HSSV đi khám chữa bệnh, nếu có.

2. Giúp đỡ HSSV hòa nhập với nền văn hóa và nền giáo dục mới:

Giúp đỡ HSSV hòa nhập với cuộc sống mới cùng host family, nhà trường, xã hội

Nếu có bất kỳ trở ngại hoặc khó khăn nào không thể giải quyết thì phải liên hệ với đại diện YFU khu vực (Area Representative) để cùng nhau giúp đỡ HSSV

3. Giúp HSSV đạt được các mục tiêu của YFU:

Phải chấp hành các chính sách của YFU và vận động HSSV chấp hành theo

Phải tham gia buổi định hướng của YFU trước ngày nhận HSSV

Phải liên lạc với đại diện YFU khu vực ít nhất 1 lần / tháng.

BẢN CAM KẾT CỦA HOST FAMILY

Khi chấp nhận trở thành host family của YFU, quý vị phải ký vào bản cam kết (Host Family Agreement). Tài liệu quan trọng này nêu rõ rệt những thỏa thuận giữa YFU và GĐBT để tất cả mọi người đều hiểu được trách nhiệm của việc trở thành host family. Trong bản cam kết có một vài điều kiện dựa trên luật dân sự từng địa phương; và cũng bao gồm những điều kiện dựa trên quy chuẩn của YFU toàn cầu.

Gia đình Bảo trợ bắt buộc phải báo cáo với đại diện YFU khu vực nếu có bất kỳ sự thay đổi nào của gia đình (lịch khám sức khỏe, sinh con, số lượng thành viên, thay đổi nghề nghiệp hoặc nơi công tác, …) nếu những sự thay đổi đó làm ảnh hưởng đến thỏa thuận hai bên. YFU luôn hiểu rằng tất cả những thay đổi có thể sẽ làm ảnh hưởng ít nhiều đến gia đình và những tình nguyện viên cũng như nhân viên của YFU sẽ cố gắng hết mình để tìm giải pháp tốt nhất cho cả gia đình và HSSV.

QUY TRÌNH

Bước 1: Tìm hiểu về YFU

Bước 2: Đăng ký form host family (trên website của YFU)

Bước 3: YFU gặp gỡ, giải đáp trực tiếp và thu thập thông tin cơ bản

Bước 4: Ký cam kết với YFU

Bước 5: Trở thành Gia đình Bảo trợ

A. TRƯỚC KHI HSSV ĐẾN: NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ

1. Buổi định hướng trước khi HSSV đến:

Trước khi HSSV đến, quý vị sẽ được mời tham dự buổi định hướng trực tiếp (hoặc trực tuyến) hoặc tham dự một sự kiện gần nơi ở (hoặc có thể là cả 2). YFU yêu cầu tất cả các host family phải tham gia buổi định hướng này, trừ những trường hợp đã có kinh nghiệm làm HF của YFU trước đây. Buổi định hướng sẽ cung cấp cho quý vị những thông tin quan trọng và những thông tin thay đổi mới nhất về HF, hòa nhập văn hóa và những tài liệu của YFU. Những sự kiện này còn là buổi giao lưu của quý vị và các HF khác.

2. Bảng kê khai HF

Tài liệu này có những thông tin chủ chốt không những về HSSV mà còn liên quan đến chính sách và quy trình của YFU, quy định của chính phủ và những kiến thức khác có liên quan đến việc học liên văn hóa nhằm giúp HSSV thích nghi. Khi bạn đã nhận HSSV nghĩa là bạn có rất nhiều thông tin hỗ trợ cho suốt quá trình này. Hơn nữa, bản kê khai còn có thông tin quan trọng về bảo hiểm y tế.

3. Chuẩn bị giấy tờ

Trong bảng kê khai HF, quý vị có thể đọc về chính sách bảo hiểm y tế cho HSSV. Sau đó, quý vị hãy tìm ra những bệnh viện gần nhất chấp nhận bảo hiểm của HSSV để đề phòng cho trường hợp khẩn cấp xảy ra. Những HF có kinh nghiệm gợi ý rằng quý vị nên photo sẵn những chính sách cần thiết cùng những thông tin quan trọng và hãy mang theo bên mình mọi lúc, mọi nơi phòng trường hợp khẩn cấp xảy ra bất kỳ lúc nào.

4. Làm thế nào để cân đối công việc nhà?

Hãy họp mặt mọi người trong gia đình lại và thảo luận về nội quy, nguyện vọng và quy trình làm việc. Từ cuộc đối thoại này, hãy đưa ra danh sách những việc mà HSSV cần làm trong vòng 1 tuần đầu. Danh sách này có thể bao gồm: nội quy gia đình, nguyện vọng tham gia các hoạt động của nhà trường và gia đình, phân công việc nhà, những nguyện vọng về hoạt động bên ngoài chẳng hạn như giao du với bạn bè. Với danh sách này thì quý vị có thể nói về những quy định, phép tắc, thói quen trong gia đình. Nói cách khác, nó còn là bản quy ước đối với HSSV về những quy định khi ở cùng, nhờ đó các em có cơ sở để chấp hành nghiêm túc.

5. Tìm hiểu về quốc gia của HSSV

Biết rõ về sự khác biệt văn hóa chính là mấu chốt để quý vị giúp đỡ HSSV cùng các thành viên trong gia đình hiểu nhau hơn. Một số chủ đề mà chủ nhà nên tìm hiểu: tôn giáo, bình đẳng giới, thành phần gia đình, cơ cấu bộ máy chính phủ, thống kê nhân khẩu…

6. Kết nối với cộng đồng YFU

Gặp gỡ người chịu trách nhiệm (nhân viên YFU)

Yêu cầu gặp gỡ, kết nối với các nhà host khác

Gặp gỡ các cựu HSSV đã tham gia chương trình

→ Học hỏi kinh nghiệm và lắng nghe các trải nghiệm từ những mối quan hệ trên

7. Kết nối với HSSV

Liên lạc với HSSV qua email, mạng xã hội, tin nhắn, …

HSSV rất hứng thú, nhưng luôn lo lắng → trò chuyện với HSSV để xóa bỏ khoảng cách, nói để em đó biết rằng mình sẽ được HF chào đón và xem như con cái trong nhà

Lưu ý: Qua nhiều năm kinh nghiệm YFU nhận thấy nếu HF liên lạc với HSSV thông qua cha mẹ sẽ tạo khó khăn cho sự giao tiếp giữa 2 bên (HF và HSSV). Vì thế, YFU khuyến nghị HF nên kết nối trực tiếp với HSSV sẽ tốt hơn là lấy cha mẹ ruột của HSSV làm cầu nối. YFU khuyến khích quý vị nên nói chuyện thẳng thắn với cha mẹ ruột của HSSV trước và trong khi HSSV đến nước mình. Một khi HSSV đã đến nơi, tốt nhất là chỉ thông qua mạng lưới hỗ trợ của YFU để giải quyết các vấn đề xảy ra.

B. KHI HSSV Ở TẠI GĐBT: NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

YFU luôn đặt sự an toàn của HSSV và gia đình lên hàng đầu và luôn muốn giảm thiểu những rủi ro. Vì lý do trên nên chúng tôi đã viết ra những điều cần lưu ý cho HF để quản lý HSSV tốt hơn

1. Những hoạt động nguy hiểm

Nếu HSSV muốn tham gia các hoạt động mang tính chất mạo hiểm thì đều phải qua sự huấn luyện của các HLV chuyên nghiệp và có sự giám sát của HF. Trước khi tham gia những hoạt động này, HSSV bắt buộc phải nộp đơn xin phép cho YFU (có form mẫu), kèm chữ ký đại diện HF. Nếu HSSV không tuân thủ sẽ lập tức bị cho về nước. Sau đây là danh sách các hoạt động mang tính chất mạo hiểm được liệt kê với 3 cấp độ khác nhau:

a) Mức độ I: Các hoạt động mạo hiểm cần sự giám sát

Leo tường núi

Lái máy cày

Lái máy cắt cỏ

Nhảy ngựa

Bắn súng sơn

Lặn có ống thở

Trượt tuyết

b) Mức độ II: Các hoạt động cần phải có đơn xin phép, bảo hiểm và sự giám sát

Leo núi nhân tạo / núi thấp

Khám phá hang động

Vượt thác

c) Mức độ III: Các hoạt động cấm tuyệt đối

Nhảy bungee

Bay lượn

Nhảy dù

Dù lượn

Lướt sóng

Lái chuyên cơ

Leo núi chuyên nghiệp

Đua ngựa

Lái xe (trừ xe đạp)

2. Thái độ học tập và sự chuyên cần

Giám sát sự chuyên cần của HSSV theo lịch học được cung cấp

Theo dõi thái độ học tập

Quy định là HSSV phải đạt điểm trên trung bình

3. Điều hướng cho HSSV

Nếu phát hiện sự lạm dụng mạng xã hội thì HF cần phải can thiệp. HSSV phải chịu trách nhiệm với tất cả các nội dung được đăng lên mạng xã hội. Nếu có nội dung không phù hợp hoặc nội dung xấu thì HSSV đó sẽ sớm bị phát hiện và trả về nước.

4. Vi phạm pháp luật

Nếu HSSV vi phạm pháp luật thì tuyệt nhiên sẽ bị trả về nước. Vì vậy HF cần lưu ý:

Phổ biến các luật lệ cho HSSV biết

Nhắc nhở HSSV viết đơn xin phép theo điều lệ YFU ban hành

Nếu HSSV và HF có thắc mắc gì phải liên hệ ngay với đại diện YFU khu vực

Nếu HSSV thường xuyên vi phạm nội quy HF hoặc quy định của YFU, HF nên gọi cho đại diện YFU khu vực để có hướng giải quyết tốt nhất. Nếu tình trạng không quá nghiêm trọng, YFU sẽ gửi thư nhắc nhở. Nếu tình trạng nghiêm trọng, chúng tôi sẽ cân nhắc, xem xét việc gửi trả HSSV về nước.

C. QUY TRÌNH HỖ TRỢ CỦA YFU

Đại diện khu vực → Quản lý khu vực → Giám đốc vùng

1. Giám đốc vùng

Giám đốc vùng là người quản lý bao quát tất cả các hoạt động cũng như đại diện của cộng đồng YFU quốc gia. Giám đốc vùng kết nối với HF thông qua Đại diện khu vực. Khi có sự cố ngoài khả năng, Đại diện khu vực sẽ liên lạc với Quản lý và Giám đốc. Giám đốc vùng chỉ xử lý những trường hợp đặc biệt như thay đổi chỗ ở cho HSSV, các vấn đề pháp lý hoặc vấn đề y tế nghiêm trọng.

2. Đại diện khu vực

Đại diện khu vực sẽ chủ động liên hệ riêng HF và riêng cá nhân HSSV hàng tháng để nắm tình hình của từng bên. Như vậy, Đại diện khu vực là bên thứ 3 nhằm hỗ trợ HF và HSSV trong một số vấn đề: chưa hòa nhập văn hóa, chưa hòa đồng vì rào cản ngôn ngữ, hay việc HSSV không tuân thủ theo nội quy gia đình. Giải pháp tốt nhất chúng tôi đưa ra là khi có vấn đề xảy ra, HF có thể gọi cho Đại diện khu vực để thảo luận về tình hình và đưa ra giải pháp, sau đó HF sẽ nói chuyện trực tiếp với HSSV.

Lộ trình chủ động liên hệ của Đại diện khu vực như sau:

Liên lạc với HF và HSSV ít nhất mỗi tháng 1 lần (gặp mặt hoặc gọi điện thoại, hoặc qua email)

Gặp trực tiếp HSSV trong vòng 2 tuần tính từ ngày HSSV đến ở tại HF

Gặp trực tiếp HSSV vào đầu học kỳ 2 (đối với HSSV học nhiều năm)

Giữ liên lạc với nhà trường ít nhất 3 lần: đầu, giữa và cuối năm học

Gia đình Bảo trợ đừng ngại gọi cho Đại diện khu vực trong mọi trường hợp, từ việc thảo luận giải quyết vấn đề cho đến việc khen ngợi HSSV.

D. XỬ LÝ VI PHẠM

Tất cả các HSSV đều phải tuân thủ theo pháp luật của nước sở tại, quy định của YFU, nội quy nhà trường và HF. Nếu vi phạm, quy trình xử lý được diễn ra như sau:

Nhắc nhở → Cấm đoán → Trả về nước

Lần thứ nhất, chúng tôi sẽ gửi cho các em thư nhắc nhở. Nếu lỗi vi phạm nặng, chúng tôi sẽ xử lý theo bước cấm đoán mà không thông qua bước nhắc nhở.

Lần thứ hai, chúng tôi sẽ cấm các em ở một số hoạt động (cụ thể sẽ tùy theo lỗi vi phạm)

Lần thứ ba, nếu tiếp tục vi phạm cùng lỗi với lần trước, chúng tôi sẽ trả các em về nước.