Quy trình gia đình bảo trợ Youth For Understanding YFU Vietnam

Khi chấp nhận trở thành host family của YFU, quý vị phải ký vào bản cam kết (Host Family Agreement). Tài liệu quan trọng này nêu rõ rệt những thỏa thuận giữa YFU và GĐBT để tất cả mọi người đều hiểu được trách nhiệm của việc trở thành host family. Trong bản cam kết có một vài điều kiện dựa trên luật dân sự từng địa phương; và cũng bao gồm những điều kiện dựa trên quy chuẩn của YFU toàn cầu.

Gia đình Bảo trợ bắt buộc phải báo cáo với đại diện YFU khu vực nếu có bất kỳ sự thay đổi nào của gia đình (lịch khám sức khỏe, sinh con, số lượng thành viên, thay đổi nghề nghiệp hoặc nơi công tác, …) nếu những sự thay đổi đó làm ảnh hưởng đến thỏa thuận hai bên. YFU luôn hiểu rằng tất cả những thay đổi có thể sẽ làm ảnh hưởng ít nhiều đến gia đình và những tình nguyện viên cũng như nhân viên của YFU sẽ cố gắng hết mình để tìm giải pháp tốt nhất cho cả gia đình và HSSV.

QUY TRÌNH

Bước 1: Tìm hiểu về YFU

Bước 2: Đăng ký form host family (trên website của YFU)

Bước 3: YFU gặp gỡ, giải đáp trực tiếp và thu thập thông tin cơ bản

Bước 4: Ký cam kết với YFU

Bước 5: Trở thành Gia đình Bảo trợ

TRƯỚC KHI HSSV ĐẾN: NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ

1. Buổi định hướng trước khi HSSV đến:

Trước khi HSSV đến, quý vị sẽ được mời tham dự buổi định hướng trực tiếp (hoặc trực tuyến) hoặc tham dự một sự kiện gần nơi ở (hoặc có thể là cả 2). YFU yêu cầu tất cả các host family phải tham gia buổi định hướng này, trừ những trường hợp đã có kinh nghiệm làm HF của YFU trước đây. Buổi định hướng sẽ cung cấp cho quý vị những thông tin quan trọng và những thông tin thay đổi mới nhất về HF, hòa nhập văn hóa và những tài liệu của YFU. Những sự kiện này còn là buổi giao lưu của quý vị và các HF khác.

2. Bảng kê khai Host Family:

Tài liệu này có những thông tin chủ chốt không những về HSSV mà còn liên quan đến chính sách và quy trình của YFU, quy định của chính phủ và những kiến thức khác có liên quan đến việc học liên văn hóa nhằm giúp HSSV thích nghi. Khi bạn đã nhận HSSV nghĩa là bạn có rất nhiều thông tin hỗ trợ cho suốt quá trình này. Hơn nữa, bản kê khai còn có thông tin quan trọng về bảo hiểm y tế.

3. Chuẩn bị giấy tờ:

Trong bảng kê khai HF, quý vị có thể đọc về chính sách bảo hiểm y tế cho HSSV. Sau đó, quý vị hãy tìm ra những bệnh viện gần nhất chấp nhận bảo hiểm của HSSV để đề phòng cho trường hợp khẩn cấp xảy ra. Những HF có kinh nghiệm gợi ý rằng quý vị nên photo sẵn những chính sách cần thiết cùng những thông tin quan trọng và hãy mang theo bên mình mọi lúc, mọi nơi phòng trường hợp khẩn cấp xảy ra bất kỳ lúc nào.

4. Làm thế nào để cân đối công việc nhà?

Hãy họp mặt mọi người trong gia đình lại và thảo luận về nội quy, nguyện vọng và quy trình làm việc. Từ cuộc đối thoại này, hãy đưa ra danh sách những việc mà HSSV cần làm trong vòng 1 tuần đầu. Danh sách này có thể bao gồm: nội quy gia đình, nguyện vọng tham gia các hoạt động của nhà trường và gia đình, phân công việc nhà, những nguyện vọng về hoạt động bên ngoài chẳng hạn như giao du với bạn bè. Với danh sách này thì quý vị có thể nói về những quy định, phép tắc, thói quen trong gia đình. Nói cách khác, nó còn là bản quy ước đối với HSSV về những quy định khi ở cùng, nhờ đó các em có cơ sở để chấp hành nghiêm túc.

5. Tìm hiểu về quốc gia của HSSV:

Biết rõ về sự khác biệt văn hóa chính là mấu chốt để quý vị giúp đỡ HSSV cùng các thành viên trong gia đình hiểu nhau hơn. Một số chủ đề mà chủ nhà nên tìm hiểu: tôn giáo, bình đẳng giới, thành phần gia đình, cơ cấu bộ máy chính phủ, thống kê nhân khẩu…

6. Kết nối với cộng đồng YFU:

Gặp gỡ người chịu trách nhiệm (nhân viên YFU)
Yêu cầu gặp gỡ, kết nối với các nhà host khác
Gặp gỡ các cựu HSSV đã tham gia chương trình

→ Học hỏi kinh nghiệm và lắng nghe các trải nghiệm từ những mối quan hệ trên

7. Kết nối với HSSV:

Liên lạc với HSSV qua email, mạng xã hội, tin nhắn, …
HSSV rất hứng thú, nhưng luôn lo lắng → trò chuyện với HSSV để xóa bỏ khoảng cách, nói để em đó biết rằng mình sẽ được HF chào đón và xem như con cái trong nhà

Lưu ý: Qua nhiều năm kinh nghiệm YFU nhận thấy nếu HF liên lạc với HSSV thông qua cha mẹ sẽ tạo khó khăn cho sự giao tiếp giữa 2 bên (HF và HSSV). Vì thế, YFU khuyến nghị HF nên kết nối trực tiếp với HSSV sẽ tốt hơn là lấy cha mẹ ruột của HSSV làm cầu nối. YFU khuyến khích quý vị nên nói chuyện thẳng thắn với cha mẹ ruột của HSSV trước và trong khi HSSV đến nước mình. Một khi HSSV đã đến nơi, tốt nhất là chỉ thông qua mạng lưới hỗ trợ của YFU để giải quyết các vấn đề xảy ra.

KHI HSSV Ở TẠI GĐBT: NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

YFU luôn đặt sự an toàn của HSSV và gia đình lên hàng đầu và luôn muốn giảm thiểu những rủi ro. Vì lý do trên nên chúng tôi đã viết ra những điều cần lưu ý cho HF để quản lý HSSV tốt hơn.

1. Những hoạt động nguy hiểm

Nếu HSSV muốn tham gia các hoạt động mang tính chất mạo hiểm thì đều phải qua sự huấn luyện của các HLV chuyên nghiệp và có sự giám sát của HF. Trước khi tham gia những hoạt động này, HSSV bắt buộc phải nộp đơn xin phép cho YFU (có form mẫu), kèm chữ ký đại diện HF. Nếu HSSV không tuân thủ sẽ lập tức bị cho về nước. Sau đây là danh sách các hoạt động mang tính chất mạo hiểm được liệt kê với 3 cấp độ khác nhau:

a) Mức độ I: Các hoạt động mạo hiểm cần sự giám sát

Leo tường núi
Lái máy cày
Lái máy cắt cỏ
Nhảy ngựa
Bắn súng sơn
Lặn có ống thở
Trượt tuyết

b) Mức độ II: Các hoạt động cần phải có đơn xin phép, bảo hiểm và sự giám sát

Leo núi nhân tạo / núi thấp
Khám phá hang động
Vượt thác

c) Mức độ III: Các hoạt động cấm tuyệt đối

Nhảy bungee
Bay lượn
Nhảy dù
Dù lượn
Lướt sóng
Lái chuyên cơ
Leo núi chuyên nghiệp
Đua ngựa
Lái xe (trừ xe đạp)

2. Thái độ học tập và sự chuyên cần

Giám sát sự chuyên cần của HSSV theo lịch học được cung cấp
Theo dõi thái độ học tập
Quy định là HSSV phải đạt điểm trên trung bình

3. Điều hướng cho HSSV

Nếu phát hiện sự lạm dụng mạng xã hội thì HF cần phải can thiệp. HSSV phải chịu trách nhiệm với tất cả các nội dung được đăng lên mạng xã hội. Nếu có nội dung không phù hợp hoặc nội dung xấu thì HSSV đó sẽ sớm bị phát hiện và trả về nước.

4. Vi phạm pháp luật

Nếu HSSV vi phạm pháp luật thì tuyệt nhiên sẽ bị trả về nước. Vì vậy, HF cần lưu ý:

Phổ biến các luật lệ cho HSSV biết
Nhắc nhở HSSV viết đơn xin phép theo điều lệ YFU ban hành
Nếu HSSV và HF có thắc mắc gì phải liên hệ ngay với đại diện YFU khu vực
Nếu HSSV thường xuyên vi phạm nội quy HF hoặc quy định của YFU, HF nên gọi cho đại diện YFU khu vực để có hướng giải quyết tốt nhất. Nếu tình trạng không quá nghiêm trọng, YFU sẽ gửi thư nhắc nhở. Nếu tình trạng nghiêm trọng, chúng tôi sẽ cân nhắc, xem xét việc gửi trả HSSV về nước.

QUY TRÌNH HỖ TRỢ CỦA YFU

Đại diện khu vực → Quản lý khu vực → Giám đốc vùng

1. Giám đốc vùng

Giám đốc vùng là người quản lý bao quát tất cả các hoạt động cũng như đại diện của cộng đồng YFU quốc gia. Giám đốc vùng kết nối với HF thông qua Đại diện khu vực. Khi có sự cố ngoài khả năng, Đại diện khu vực sẽ liên lạc với Quản lý và Giám đốc. Giám đốc vùng chỉ xử lý những trường hợp đặc biệt như thay đổi chỗ ở cho HSSV, các vấn đề pháp lý hoặc vấn đề y tế nghiêm trọng.

2. Đại diện khu vực

Đại diện khu vực sẽ chủ động liên hệ riêng HF và riêng cá nhân HSSV hàng tháng để nắm tình hình của từng bên. Như vậy, Đại diện khu vực là bên thứ 3 nhằm hỗ trợ HF và HSSV trong một số vấn đề: chưa hòa nhập văn hóa, chưa hòa đồng vì rào cản ngôn ngữ, hay việc HSSV không tuân thủ theo nội quy gia đình. Giải pháp tốt nhất chúng tôi đưa ra là khi có vấn đề xảy ra, HF có thể gọi cho Đại diện khu vực để thảo luận về tình hình và đưa ra giải pháp, sau đó HF sẽ nói chuyện trực tiếp với HSSV.

Lộ trình chủ động liên hệ của Đại diện khu vực như sau:

Liên lạc với HF và HSSV ít nhất mỗi tháng 1 lần (gặp mặt hoặc gọi điện thoại, hoặc qua email)
Gặp trực tiếp HSSV trong vòng 2 tuần tính từ ngày HSSV đến ở tại HF
Gặp trực tiếp HSSV vào đầu học kỳ 2 (đối với HSSV học nhiều năm)
Giữ liên lạc với nhà trường ít nhất 3 lần: đầu, giữa và cuối năm học
Gia đình Bảo trợ đừng ngại gọi cho Đại diện khu vực trong mọi trường hợp, từ việc thảo luận giải quyết vấn đề cho đến việc khen ngợi HSSV.

XỬ LÝ VI PHẠM

Tất cả các HSSV đều phải tuân thủ theo pháp luật của nước sở tại, quy định của YFU, nội quy nhà trường và HF. Nếu vi phạm, quy trình xử lý được diễn ra như sau:

Nhắc nhở → Cấm đoán → Trả về nước

Lần thứ nhất, YFU sẽ gửi cho các em thư nhắc nhở. Nếu lỗi vi phạm nặng, YFU sẽ xử lý theo bước cấm đoán mà không thông qua bước nhắc nhở.
Lần thứ hai, YFU sẽ cấm các em ở một số hoạt động (cụ thể sẽ tùy theo lỗi vi phạm)
Lần thứ ba, nếu tiếp tục vi phạm cùng lỗi với lần trước, YFU sẽ trả các em về nước.

Những điều cần biết khi bảo trợ du học sinh trao đổi

QUY TRÌNH

TRƯỚC KHI HSSV ĐẾN: NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ

KHI HSSV Ở TẠI GĐBT: NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

QUY TRÌNH HỖ TRỢ CỦA YFU

XỬ LÝ VI PHẠM